Wat zijn nu een aantal van die bronnen die stress opleveren in een vergadering? En belangrijker nog, wat kun jij eraan doen?
Overvolle vergaderagenda’s
De meeste vergaderingen lopen uit omdat er te veel punten op de agenda staan. Deze actiepunten worden gehaast afgewerkt en er is nauwelijks tijd om op adem te komen. Maak daarom vooraf een goede, reële planning. Dat betekent dat je bewust pauzes inplant als je weet dat de vergadering lang gaat duren of extra zwaar wordt. Het geeft deelnemers de ruimte om even de benen te strekken. Doe je dat niet, dan zal je het strakke schema nooit kunnen uitvoeren en loop je achter de feiten aan. Dit levert stress op.
Stressles #1: om stress te voorkomen maak je vooraf een reële planning.
Gebruik van smartphones
Wist je dat het gebruik van smartphones tijdens vergaderingen stress oplevert? Dat blijkt uit onderzoek van de Marshall School of Business. De onderzoekers interviewden 554 mensen van bedrijven waar minstens vijftig werknemers werken. 86 procent van hen vond het niet gepast om telefoontjes te beantwoorden tijdens vergaderingen. 84 procent vond het ook niet kunnen om te sms’en of e-mails te schrijven tijdens vergaderingen. Het zorgt voor irritatie en stress en er is zelfs een term voor: "second hand techno stress", indirecte stress veroorzaakt door het gebruik van ICT.
Stressles #2: het gebruik van smartphones tijdens vergaderingen verbieden waardoor je sneller en beter vergadert.
Irritante vergadertypes
Naast digitale stoorzenders zijn er ook fysieke stoorzenders in de vorm van irritante vergadertypes, zoals bijvoorbeeld de Bokito, de betweter die door zijn dominante gedrag de vergadering verstoort, maar er zijn natuurlijk meer vergadertypes op te noemen. Zodra jij je eraan ergert, zuigt dit energie weg en dat werkt contraproductief. Helaas kun je mensen niet veranderen, maar je kunt wél de manier veranderen waarop jij reageert. De voorzitter is de aangewezen persoon om een dominante betweter te temmen. Bedank Bokito voor zijn inbreng, vat zijn standpunt samen en vraag dan uitdrukkelijk om de mening van de andere vergaderdeelnemers. Zo zorgt de voorzitter ervoor dat iedereen een podium krijgt met gelijke inbreng.
Stressles #3: het masseren van je handpalmen blijkt een zeer eenvoudige maar effectieve oplossing. Door je te concentreren op je handen word je rustiger en vermindert de stress.
Auteur Rachel Mannaerts | iBabs
Bron: managementsupport.nl